La valeur probante des documents numérisés, digitalisés et dématérialisés

© GD2C & Gilles de Chezelles

Dans le monde de la transition numérique, numérisation de l'économie, digitalisation, industrie 4.0, tournant numérique, nouveaux modèles d'affaires, big data, applications mobiles, ..., chaque document, qu'il ait été numérisé, dématérialisé ou digitalisé, doit pouvoir posséder une valeur probante plus ou moins important selon le contenu et l'importance du document.

Un environnement complexe

En plus des enjeux probatoires, le document électronique peut être soumis à une réglementation spécifique.
A titre d'exemple, alors que les textes fiscaux sont précis et techniques, les obligations sécuritaires imposées par la loi ne sont en général que très généralistes et conceptuelles.

Valeur probante d'un écrit numérique

Le législateur a définit les conditions à remplir pour qu'un écrit numérique ait une valeur probante.
Ainsi la loi défini que « l'écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ».
L'écrit papier est un objet statique et intangible dont l'information et le support sont totalement liés.
L'information est clairement visible sur le support papier et il est donc facile d'y voir une date, une signature, l'entête, le contenu, ...
Avec l'écrit numérique le problème est plus complexe car, s'il est bien composé de données électroniquement structurées, ces éléments sont totalement épars.

L'archivage d'un écrit numérique

La problèmatique technique de l'écrit numérique ainsi que les impératifs juridiques associés aux documents électroniques montrent qu'un système d'archivage devra gérer les archives électroniques de telle façon que l'information signifiante portée par un tel écrit puisse être conservée et reconstituée fidèlement.
Cela impose donc deux conditions juridiques qui doivent être respectées simultanément pour qu'un écrit numérique puisse être admis en preuve :
- On doit capable de connaître l'origine de l'écrit numérique, cette condition doit être comprise au sens de savoir qui portent les engagements ou la responsabilité du document en question
- L'écrit numérique doit être établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité ce qui est naturel avec le support matériel mais qui l'est nettement moins pour un document électronique.
C'est face à cette complexité que le recours à une assistance à maîtrise d'ouvrage se justifie pleinement.

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