La valeur légale d'un document archivé

© GD2C & Gilles de Chezelles

Pour qu'un document archivé puisse avoir une valeur légale, il est nécessaire, voire indispensable, qu'à chacune des étapes de sa vie, les différentes règles assurant et garantissant la continuité sans faille de la chaîne de confiance soient respectées.
Cela revient donc à dire que l'on doit commencer à intégrer cette finalité dès la conception du document.

Des données d'origines diverses

Qu'il provienne de la transition numérique, de la numérisation de l'économie, de la digitalisation, de la dématérialisation, de l'industrie 4.0, du tournant numérique, de nouveaux modèles d'affaires, du big data, du cloud, d'applications mobiles, ..., souvent un document électronique est constitué de données existant déjà sous une forme numérique.
Ces données peuvent aussi bien provenir d'une application spécifique, d'une application de gestion commerciale que d'un outil bureautique. Il est donc important et nécessaire de contrôler et de s'assurer de la qualité des données recueillies.

Donner une valeur juridique à une archive numérique

Une fois tous ces contrôles faits, le document dématérialisé va être constitué à partir des données recueillies, traitées et assemblées, sous la forme souhaitée par l'utilisateur, afin de constituer une facture, un bon de commande ou de tout autre type de document.
En le signant électroniquement (au sens de la loi), l'utilisateur va alors pouvoir en garantir l'intégrité et l'authenticité dans le temps.

Horodater et archiver

Une fois signé, après l'avoir adressé à son destinataire, il faudra le stocker dans un espace de confiance comme un coffre-fort électronique, lequel devra également pouvoir assurer un horodatage certain afin que le document électronique acquière ainsi une valeur légale.