La numérisation et le savoir retrouver

© GD2C & Gilles de Chezelles

Les éléments numérisés peuvent être de natures et d'origines très diverses comme la transition numérique, la numérisation de l'économie, la digitalisation, l'industrie 4.0, le tournant numérique, les nouveaux modèles d'affaires, le big data, le cloud, des applications mobiles, ...
On peut également en créer à partir de document papier comme les courriers papiers entrants qui, par exemple, peuvent être dématérialisés avant d'être transmis puis archivés.
Il peut également s'agir d'informations, de contenus ou de résultats dont la création et la manipulation sont automatisées par le biais d'outils et d'applicatifs métiers spécifiques.

Les documents à numériser

Classiquement, il s'agit de commandes, de factures, de correspondances, de flux monétaires, etc., qui vont être dématérialisés, et éventuellement, communiqués, échangés et archivés.
Enfin, un champ d'application du numérique touche plus particulièrement le domaine de l'administration publique, ce sont les télé-procédures, telles que la télé-déclaration de la TVA, la télé-déclaration fiscale ou la dématérialisation des marchés publics.

Quel modèle de numérisation ?

Schématiquement, on distingue deux grands types de méthodes de traitement dans le monde de la numérisation.
D'une part, les processus intégrant un flux de documents papiers entrant comme les courriers, les commandes ou les factures et, d'autre part, les processus dématérialisés en totalité comme, par exemple, les télé-déclarations de TVA, l'usage de formulaires en ligne, etc.
Certains de ces processus peuvent même intégrer des documents à forte valeur juridique, nécessitant, de ce fait, un traitement sécuritaire particulier.

Comment aborder la numérisation ?

Un projet de numérisation passe, en priorité, par l'étude et la mise en oeuvre d'un processus de traitement.
Les grandes étapes de conception et de déploiement suivent celles d'un processus classique, avec l'analyse des besoins puis la modélisation et l'implémentation technique et organisationnelle du processus, et enfin, l'accompagnement du changement pour les hommes et les femmes qui vont être impactés par cette opération de numérisation.
De plus, les informations et les données dématérialisées internes se décomposent en trois grands groupes, le flux entrant, le flux circulant en interne et vers l'extérieur et enfin les informations archivées.

La vie d'un document dématérialisé ...

Pour ce qui concerne la vie même d'un document dématérialisé, elle s'organise en quatre grandes étapes qui vont de la conception du document à sa conservation en passant par sa constitution et son acheminement.
Quel que soit le projet, quel que soit le flux et quel que soit le document, chacune de ces étapes doit faire l'objet d'une validation technique de bout en bout de telle façon que l'on puisse garantir l'authenticité et la valeur juridique de chaque document dématérialisé.
Avec les projets de numérisation qui se multiplient, quantité de flux papier vont disparaître au profit de documents électroniques.
Chacun de ces documents nécessite, dans l'ensemble des opérations de production comme de communication et de conservation, un traitement parfaitement adapté et compatible avec les obligations légales qui lui sont spécifiques.

Un univers dématérialisé !

La numérisation des documents, les échanges électroniques et l'archivage électronique sont de remarquables outils d'économie de temps, d'espace de classement et d'argent mais cela ne doit pas faire oublier l'essentiel.
En effet, il ne faut pas croire que la vie d'un document s'arrête au moment où ce dernier est archivé, car tout document archivé doit pouvoir être retrouvé et surtout restitué juridiquement en l'état, tant dans le cadre d'une recherche interne, qu'en cas de contrôle extérieur de type contrôle fiscal.

La non qualité d'une procédure de numérisation ou de la solution d'archivage peut alors avoir des conséquences fâcheuses, voire désastreuses.
Et c'est souvent, hélas, lors d'un contrôle que vous le remarquez, ou, ce qui est souvent encore pire, qu'on vous le fait constater !