Conservation des documents, sachez voir loin !

© GD2C & Gilles de Chezelles

La reconnaissance par la loi de l'original électronique pose clairement la question de la conservation dans le temps tout en garantissant la valeur probante des documents électroniques numérisés et/ou dématérialisés.
C'est pourquoi la solution la plus simple est d'utiliser un coffre-fort électronique.
Celui-ci permet de répondre aux exigences légales et réglementaires en amont et en aval et de garantir, dans la durée, l'intégrité, la sécurité, la confidentialité, la traçabilité et la réversibilité des documents et fichiers archivés électroniquement.

Des archives plus facilement accessibles

La mise en place et le suivi d'un système d'archivage électronique présente de nombreux avantages par comparaison avec leurs équivalents papiers.
En effet les archives électroniques offrent une accessibilité aux documents et aux contenus beaucoup plus facile, plus fiable et surtout permettant de ne jamais toucher à l'original. Ainsi le traitement des archives numériques n'est plus le domaine réservé des quelques personnes ayant la connaissance du système de classement.
Et, à titre d'exemple, alors que dans le monde du papier on considère qu'une personne passe environ 15% de son temps de travail à lire des informations, et jusqu'à 50% de son temps à les rechercher, dans le monde immatériel, cette tendance s'inverse quasiment.

Des archives plus fiables

Pour les spécialistes de la documentation et les archivistes, un document archivé doit être authentique, fiable, complet, intact, exploitable et intègre.
Dans le monde de la dématérialisation ces impératifs sont facilement atteints et ainsi, il est possible d'avoir la certitude que le contenu d'un document inclut bien la représentation précise de la transaction dont il est la preuve, assurant ainsi la fiabilité globale du document.
De plus, en rendant impossible toute modification d'un document numérique, on a la certitude que celui-ci est à la fois complet et intègre.
Enfin, plus facilement encore que dans le monde réel, on peut mettre en oeuvre des règles d'accès telles que l'identification des utilisateurs et des différents droits qui leur sont associés.

Une nécessité ...

A l'heure de la transition numérique, de la numérisation de l'économie, de la digitalisation, de l'industrie 4.0, du tournant numérique, des nouveaux modèles d'affaires, du big data, du cloud, des applications mobiles, ..., l'archivage des données électroniques est bien une étape incontournable de tout projet de dématérialisation et sa mise en oeuvre doit être faite avec méthode et rigueur de façon à éviter toute perte d'information et, surtout, toute détérioration de la valeur juridique des documents et autres éléments électroniques.
Plus facile à mettre en oeuvre que son homologue papier, plus pratique à utiliser, l'archivage électronique va s'imposer de lui-même tant dans le secteur public que dans secteur privé.