Examiner la lettre de mission

© GD2C & Gilles de Chezelles

Il est indispensable d'examiner attentivement la lettre de mission et, par conséquence, il est impératif de bien poser toutes les questions préalables avant une quelconque mise en route du projet.
Cette partie, constituant l'avant-projet, est cruciale car elle doit permettre de préciser l'idée de départ et de vérifier l'opportunité du projet, pour cela il est indispensable non seulement de poser de nombreuses questions mais, surtout, d'en obtenir des réponses pertinentes.

Qu'elles questions se poser ?

Voici une liste non exhaustive des questions qui doivent être abordées :
- Quels sont les enjeux pour l'entreprise ?
- Quels seront les débouchés ?
- Quels objectifs veut-on atteindre ?
- Quelle est la meilleure solution pour cela ?
- Quels moyens seront alloués ?
- Est-ce bon pour l'entreprise ?
- Pourra-t-elle le supporter en termes d'investissement financier et humain ?
- Quel est le retour sur investissement attendu ?
- Quels seront les rôles et responsabilités des différents services participants ?
- Doit-on se lancer maintenant ou serait-il plus opportun d'attendre ?
- ...

Il est urgent de prendre son temps ...

Vouloir passer à la phase de réalisation au plus vite n'est pas du tout la bonne idée, ni la bonne solution.
En effet négliger l'examen approfondi de la lettre de mission peut condamner irrémédiablement le projet.
Cette phase est très stratégique car elle peut permettre d'anticiper d'éventuels problèmes, de trouver des solutions plus adéquates que celles envisagées a priori, d'évaluer au mieux le retour sur investissement du projet et surtout d'arrêter ou de réorienter un projet qui s'avère, en fait, difficilement réalisable ou contraîre aux objectifs attendus.

Du cahier des charges à la lettre de mission

Cette étude approfondie est généralement à la charge du comité de pilotage ou d'une équipe qu'il aura déléguée. Le contrat qui vous unit découle du cahier des charges établi à la suite de ce travail. La lettre de mission précise le contenu de la mission, la stratégie mise en place, les responsabilités, les critères d'évaluation et le mode de communication.

Insistez pour obtenir une lettre de mission formalisée et étudiez scrupuleusement ce document. Et si vous remarquez un point délicat, signalez-le avant d'entamer toute démarche, en proposant une alternative car le chef de projet possède un véritable devoir d'alerte, même si en dernier ressort, c'est la direction de l'entreprise qui décide ...

A votre service

Dans le cadre de vos projets à venir ou en cours, GD2C peut vous accompagner afin de, par exemple, :

- Accompagner et coacher le chef de projet dans son quotidien de manager,

- Assurer le coaching de l'équipe projet,

- Coacher et assister les hommes de l'équipe projet,

- Accompagner vos équipes dans le cadre de la conduite du changement,

- ...

Et pour en savoir plus ...

Le management de projet en 10 étapes  La peur de l'autre, du conflit ...  Le coaching répond-il à un besoin réel ?